aSELLERa el cobro de tus Facturas de Promociones

¡Hola querido(a) SELLER!

Vamos a sumergirnos en el proceso de cómo gestionar tus facturas bajo el concepto de promociones y así, recibir satisfactoriamente tus respectivos abonos. Para realizarlo de manera efectiva, utilizaremos nuestra plataforma B2B. Si quieres saber cómo acceder a ella, haz clic aquí.

El flujo de liquidaciones bajo el concepto de promociones, consiste de las siguientes etapas:

• Corte: El corte del flujo de las promociones se realiza mensualmente, cada fin de mes. Solo se considerará la suma de todas las promociones realizadas dentro de las 4 liquidaciones semanales.

• Notificación: El Contacto Contable en IR Seller Center recibirá mensualmente un correo. Ahí encontrarás toda la información a incluir en cada factura, otros criterios a seguir para su emisión y la orden de compra (OC), que será de mucha importancia para la gestión del envío de las facturas.
• Envío: Deberás emitir y enviar la factura (PDF y XML) al buzón recepcion@axteroid.com. Recuerda incluir la orden de compra (OC) en el campo ORDERREFERENCE en la factura.
• Aprobación: Luego de que la factura fue enviada, deberás ingresar a la plataforma B2B para validar si esta fue cargada y proceder después con la aprobación de las facturas a enviar.
• Abono: Una vez la factura fue aprobada, el respectivo pago se realizará según el tiempo coordinado con el Ecommerce.

En caso de haber generado ventas con promociones, cada mes se enviará un mail al correo registrado como Contacto Contable en IR Seller Center con el detalle y criterios a considerar para la emisión de cada factura.

Además, en el mismo correo encontrarás la orden de compra (OC) en un archivo adjunto, con la información para la correcta emisión de la factura.

Para el envió de una factura bajo concepto de promociones a la plataforma B2B, es necesario realizarlo a través de un proceso automático llamado Pareo Automático.

Para que este funcione correctamente, es OBLIGATORIO consignar la orden de compra en el campo "ORDERREFERENCE" de la factura. 

Por ello, deberás enviar la factura (XML y PDF) al correo recepcion@axteroid.com y recuerda que la factura debe contar con el número de la OC en el campo "ORDERREFERENCE".

Por ejemplo: En la siguiente imagen se visualiza la factura de uno de nuestros proveedores que se encuentra en PAREO AUTOMÁTICO, ya que detalla de forma correcta la orden de compra en el campo "ORDERREFERENCE".

Para aprobar una factura bajo concepto de promociones en la plataforma B2B, debes seguir los siguientes pasos: (te recomendamos descargar nuestro material en la parte final de este artículo)

1. Luego de 10 minutos de haber enviado las facturas al correo correspondiente según la plataforma, deberás verificar que todos los documentos estén debidamente cargados al B2B. Aquí deberás ingresar con tu cuenta al B2B y luego hacer clic en la opción "Documentos tributarios" del módulo "Conciliaciones".

2. Aplica filtros para ubicar la factura a aprobar. Puedes utilizar cualquiera de los siguientes filtros: Fecha documento, Fecha carga en B2B y Número de documento tributario.

3. Revisa y valida que cada factura tenga el número de la OC y figure el estado "Proveedor Pendiente de aprobación". Seguidamente, procederás con la aprobación ingresando al módulo Conciliaciones.

4. Para aprobar el pareo, ingresaremos al módulo Conciliaciones y luego en la opción "Conciliaciones"

5. Para ubicar las conciliaciones, utiliza cualquiera de los siguientes filtros: Fecha de conciliación, Número de la orden de compra (OC) (Número de referencia).

6.Según el filtro seleccionado, el sistema te mostrará las conciliaciones. Primero, deberás dar doble clic a la OC y verificar que los documentos enviados sean correctos. Si estos son correctos, marca con un check en la casilla de la primera columna. Luego de revisar todas las OC, haz clic en el botón de aprobación. Al aprobar, te aparecerá un mensaje de confirmación de aprobación de las facturas

7. Las facturas aprobadas (conciliaciones) empezarán a migrar al sistema de pagos encontrándose ahora con el estado "En tránsito a SAP".

8. Luego de 1 hora aproximadamente, visualizarás que las facturas se encuentran en el estado "Exitoso en SAP" y recibirás un aviso comercial por cada documento contabilizado. Luego podrás visualizar el pago en el módulo financiero.

En resumen, en Intercorp Retail SC sabemos que el éxito radica en la simplicidad; por ello, con la plataforma B2B, gestionar tus facturas de promociones se convierte en una experiencia fluida y controlada siempre que sigas el paso a paso explicado. 

Utilicen el Pareo Automático como su aliado, asegurándose de consignar el número de la OC en el campo "ORDERREFERENCE". De esta manera, cada factura será una historia de éxito financiero para ustedes.